Heutige Probleme bei der Wissensarbeit

Wissensarbeit ist schwierig: Wir wissen, wie wir Infos speichern und wie wir physische Prozesse geschickt strukturieren und somit beschleunigen können. Wir wissen aber kaum etwas darüber, wie wir den Prozess von der eingehenden Information bis zum Start des physischen Prozesses möglichst effizient bewältigen.

Unsere Erkenntnisse beim Treffen von Entscheidungen, bei der Projektplanung und beim Problemlösen müssen immer geprüft werden, ob sie aktuell noch gültig sind. In einer “neuen” Welt mit Informationsüberflutung müssen die Herangehensweisen vielleicht überdacht und geändert werden. Der klassische Weg besteht darin, Ziele zu formulieren, diese nach Prioritäten zu ordnen, notwendige Handlungen ausfindig zu machen und den damit verbundenen Ressourceneinsatz fest zu stellen. Anschließend werden dann die Tätigkeiten ausgeführt, die mit dem geringsten Ressourceneinsatz den größten Nutzen für die priorisierte Aufgabe haben.

Ja, so weit, so gut, aber was machen wir, wenn sich Prioritäten und Ressourcen zwischenzeitlich und unvorhersehbar ändern? Oder wenn die Anzahl der Möglichkeiten tagtäglich variiert. Solche dynamische Rahmenbedingungen lassen eine klassische Herangehensweise schwierig oder unsinnig werden. Ganz problematisch ist es in einem solchen wandlungsfähigen Umfeld einen Projektplan abzugeben, der die Grundlage für die Bewilligung notwendiger Mittel ist.

Alternativ kann man auf die Planung verzichten und einfach vor sich hin werkeln. Wichtig ist dabei, dass die Rückmeldung der Handlung aufgenommen und verarbeitet wird. Dann kann entsprechend weiter gemacht oder reagiert werden. Auf diese Weise nähert man sich dem Ziel. Das klingt chaotisch, ist aber oftmals der einzige mögliche Weg und einige Male deutlich effizienter als der klassische! Schließlich ist ein unbrauchbares Ergebnis (Forschung zum 1 Liter-Auto, obwohl bereits die ersten fliegenden Teppiche auf den Markt kommen) oder lang durchdachte, aber nutzlose Projektpläne eine schlechtere Alternative.

Natürlich können große Projekte, wenn sie denn planbar sind, auch geplant werden, aber ein System muss dennoch flexibel genug sein, damit eine Anpassung der Pläne möglich ist. Allens System der natürlichen Planung scheint für mittelgroße “Projekte” im Sinne von GTD, also eine Folge von schätzungsweise 5-30 Tätigkeiten sehr vielversprechend, mit der Festlegung des Ziels und einem Brainstorming.

Ein weiteres Problem besteht darin, dass unser Hirn sehr gut beim Verarbeiten von Infos ist, aber sehr schlecht beim Erinnern (“Lag Ihnen schon mal was auf der Zunge?”). Unser Arbeitsspeicher ist, nach wissenschaftlichem Stand der Dinge auch, wie die eben bereits erwähnte, doch recht, gemessen an PCs, mangelhafte Erinnerungsfähigkeit, wie Sie jetzt vielleicht gerade merken, auch nicht der beste (gemeint ist der Arbeitsspeicher, schlimmer Satz, lesen Sie ihn nicht noch einmal ).
Der Arbeitsspeicher fasst nur sieben Gedanken, zu wenig um allerlei Projekttätigkeiten im Kopf zu behalten. Wir brauchen also ein System, welches die Umwelt berücksichtigt, das uns nächste Schritte liefert und welches am besten noch ein griffbereites Archiv mit weiterührenden Infos und einer Suchfunktion anbietet.

GTD als Problemlöser

GTD stellt einen Arbeitsablauf zum Selbstmanagement, insbesondere für die Wissensarbeit zur Verfügung, mit dem Ziel Stress und Angst zu reduzieren und so die Produktivität zu steigern. Dies funktioniert, sofern der Arbeiter immer das Gefühl hat, die Situation kontrollieren zu können. Im Paper wird noch ein Ansatz geschildert, wie mittels eines Job-Ticket-Systems GTD zur kollaborativen Arbeit genutzt werden kann, wobei dieser Ansatz nicht Teil des eigentlichen GTD-Systems ist.

Bei GTD soll der Arbeiter alles, was an ihm nagt aus seinem Kopf auslagern und in sein System ablegen, auf welches er dann immer wieder bei Bedarf zugreifen kann. Diesem System muss der Arbeiter auch vertrauen können, dass in diesem System auch alles Relevante drin ist. Kann sich der Arbeiter dann wiederum mit seiner ganzen Aufmerksamkeit seiner einen einzigen Tätigkeit widmen, diese Tätigkeit weder eine zu hohe noch eine zu niedrige Anforderungen darstellt, sind bereits wichtige Vorraussetzungen erfüllt, damit der Arbeiter in den “Flow”-Status gelangen kann.

Eine genaue Beschreibung von GTD schenke ich mir hier, das kann man an anderer Stelle nachlesen (Wikipedia oder Buch) – will man das System einführen, sollte man sich ohnehin das Buch besorgen.

Ein Selbstmanagementsystem oder Projektorganisationssystem muss heute noch weitere Vorraussetzungen erfüllen: Die Umwelt muss einbezogen werden, da diese den Rahmen für unsere möglichen Handlungen liefert. Am besten liefert das System also sinnvolle Auslöser für den Arbeiter, welche umweltabhängig sind. Ein rein rationelles System ist zum Scheitern verurteilt, wenn bei aufeinanderfolgenden Tätigkeiten wiederholte Ortswechsel nötig sind, das kostet zu viel Zeit. Genauso ist es verheerend, wenn sich bei einer abgeschlossenen Handlung erst wieder in verschiedene Projekte eingedacht werden muss, um einen nächsten Schritt ausfindig machen zu können, der in der aktuellen Umgebung abgearbeitet werden kann. Darüber hinaus muss ein System Unterbrechungen geeignet handhaben.

Der Ansatz, dass GTD all das als System bietet ist meines Erachtens das “Beste” an GTD, eine Tippsammlung wird so etwas nicht leisten können. Viele nutzen bereits ToDo-Listen, Organizer und Kalender, aber ich kenne keine Methode, bei der alles so zusammen spielt.

GTD hat (weitere) revolutionäre Herangehensweisen: einmal macht man sich die Startbahn frei, man räumt also erst mit seinen Alltagsproblemen auf und widmet sich dann längerfristigen Zielen – ohne freie Startbahn, kein freier Kopf, und kein Vertrauen ins eigene System – das System verkommt zur Tippsammlung.

Prioritäten spielen bei GTD kaum eine Rolle: der Nutzer fragt sich zuerst, “was kann ich in dieser Umgebung machen”, dann “wieviel Zeit habe ich”, dann “wieviel Energie habe ich”. Anschließend liefert das System die passenden Tätigkeiten. Ja, und dann kann sich der Arbeiter noch fragen, ob einige Dinge auf der Liste dringlicher sind als andere.

Das Erstellen und Pflegen der notwendigen Listen, welche die “nächsten Schritte” liefern, erfolgt im Wochenrückblick. Der jährliche Frühjahrsputz auf dem Schreibtisch findet also einmal die Woche statt, und da in der Woche nicht soviel passiert behält man den Überblick. Die Listen entstehen dadurch, dass die Elemente des Eingangskorbes mittels einer Routine auf eine bestimmte Liste geschleust werden. Das klingt sehr kompliziert, nach einigen Wochenrückblicken geht das aber in Fleisch und Blut über. Die Listen müssen nicht unbedingt aus Papier bestehen – es gibt Programme für Organizer, Handy und Computer. Diese digitale Verfügbarkeit stellt dann auch die Grundlage für Suchfunktionen und Abfragen.

Ich finde es sehr gut, dass es nun auch einen wissenschaftlichen Artikel zu GTD gibt, vielleicht ist dieser ja die Grundlage für eine empirische Untersuchung, um den Nutzen von GTD zu testen.

Weiterführende Links:
* Artikel der Freien Universität Brüssel “Getting Things Done: The Science behind Stress-Free-Productivity” von Francis Heylighen and Clement Vidal
* Wikipedia-Artikel zu GTD, unter anderem mit den Grafiken der natürlichen Planung, des GTD-Workflows

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